Sabtu, 29 Agustus 2015

Technical Meeting Wedding


Akhirnya Bulan Agustus berakhir ..pengen cepet2 bulan September aja rasanya ..kenapa ?ada Technical Meeting cuyy! ihiiiy ..akhirnya Technical Meeting juga :D Bulan depan kami bakal ketemu sama vendor2 buat omongin tentang hari H nanti secara teknikal ..tadinya mau 1bulan sebelu hari H, tapiii tapiii eh si Mamer mau pulkam coii, nyebarin undangan disana, baru balik sekitar h-3week ..pheew, yoweslah nungguin doi pulang aja ..secara dia yg udah antusias banget selama ini pengen ikutan testfood + technical meeting ..


Kata temen yg udah TM duluan, kalo pake WO sih jd pihak WO nya yg lebih bawell nanya2 sama masing2 vendor buat nanya ini itu, karena kita batal pake WO, cuss deh langsung ngubek2 om google buat cariii2 informasii tentang Technical Meeting ..apa aja yg mau di Tanya ke masing2 vendor pas mereka selesai presentasiin tugas masing2 di hari H nantii ..ketemu nih sm Blognya kak Miranti beruntung banget ketemu sm blog ini yg bahas secara detail tentang TM Checklist ..Thanks yaaa kak Mirantii :)


dengan sedikit revisi yg aq sesuain sama Wedding  kami , kira2 ini point2 penting yang mau di bahas pada saat TM nantii :


VENUE

  • Nama dan nomor HP contact person
  • Fasilitas
  • Untuk acara Pemberkatan : Bisa masuk jam berapa ke venue?
  • Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?
  • Ruang VIP bisa digunakan mulai jam berapa?bisa digunakan untuk Makeup?
  • Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)
  • Souvenir dan perlengkapan hari H bisa masukin max H-brp ??
  • AC dinyalakan dari jam berapa?
  • Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk buffet keluarga ?
  • Bermasalah ngga kalo penerima angpao cuma 1meja aja (3org) ?pembagian tugasnya gmn ?
  • Sound system rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)
  • Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?
  • Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?
  • Parkir keluarga free brp banyak ?motor ?mobil ?
  • Minta contoh print out “kertas informasi” untuk di tempel disekitar venue

VENDOR DEKORASI

  • Nama dan nomor HP contact person
  • Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting))
  • Design fix pelaminan
  • Alur masuk tamu
  • Item dekorasi apa saja?
  • Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)
  • Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?
  •  
  • Jika ada penmabahan Dekor (Rose Petal), mulai pasang dr jam brp (mau pakai untuk pemberkatan) ?Perkiraan selesai dekor jam berapa?

VENDOR CATERING

  • Nama dan nomor HP contact person
  • Tentukan menu fix
  • Ice carving apa bisa diganti dengan menu makanan aja ?
  • Masuk jam berapa untuk Buffet keluarga ?
  • Selesai makan keluarga langsung dibersihkan lagi sebelum acara resepsi / ngga ?
  • Makanan masuk Jam brp untuk acara Resepsi ?
  • Jumlah meja Buffet keluarga ?
  • Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)
  • Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Bagaimana alurnya ?

MC

  • nomor HP MC
  • Briefing soal rundown acara,
  • Apakah bisa dipastikan lagu pengiring yg diminta sesuai dengan masing2 moment (mau pas reff nya aja, atau lagu dr awal )
  • Stand by jam berapa di venue?
  • Kepastian Nama MC ?
  • Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan
BAND/ WEDDING SINGER

  • Nama dan nomor HP contact person
  • Check list lagu
  • Apakah sudah dipastikan bisa sesuai dengan permintaan ?
  • Jam kedatangan MC, dan pihak band ?
  • Minta pihak fifi gloss untuk operasionalkan confetti pas masuk pengantin, wedding toast, weding kiss ???
  • Sound system (koordinasi dengan pihak venue)
  • Jumlah kru?
  • Boleh / tidak boleh ada yang menyumbang lagu

Sumber : https://pipikedut.wordpress.com/2010/01/18/checklist-technical-meeting/#comment-580

Buat cicik2 atoo teman2 yang udah pernah Technical Meeting, boleeh dong bantu aq kasih masukan, saran, apalagi yg belom ada di list diatas, apalagi yg harus aq perhatiin, apalagi point penting pada saat TM nantii ..telimikiciiii sebelumnya yaaa :)


God Bless our preparation, God Bless our plan ..God Bless You all :)


Posted on by derry octaviance | 33 comments

33 komentar:

  1. der, TMnya di buldep tengah bulan? kalo boleh saran dilakuin pas mau akhir bulan tow deket2 sama hari H tapi jangan itungan hari ya, biar msg2 vendor itu inget sama hasil TM. kalo kejauan dari hari H biasanya mereka suka lupaan der.

    kalo meja angpao itu biasanya balik lagi ke msg2 capengnya der, diliat dari jumlah undangan yang disebar. kalo mnrt derry sama cami 1 meja uda cukup berarti 1 meja aja en aturan kerjanya derry yg koordinir sama yang stay di meja angpao, misal 1 terima angpao en labelin trs 1 yang masukin ke kotak angpao en 1 lagi kasi souvenir.

    sama tanya ttg ruang tepay der kalo ada tepay di venue resepsi en minta disediain meja buat taro hasil foto2 & album foto prewed :)

    biasanya juga kantong buat taro angpao, pihak qta yang sediain der (sama kayak qta siapin gembok)

    duh jadi panjang ya der, hahahaha.. sukses ya TMnya en GBU derry :*

    PS : foto save the datenya bagus!!!! :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. tanggalnya masih belom fix nih ci ..masih nunggu konfirmasi dr pihak venue ..iyaa juga yah, kalo mereka keburu lupa, bisa gaswatttt x_x
      nah itu ci, tadinya aq masih bingung bgt tentang pembagian tugas penerima angpao, skrg lumayan dapet pencerahan ..thanks ya ciiii :* aq cm sebar 250undangan ci ..ke handle gak yaa kira2 ?
      okeedeh, ntar plastik buat angpao aq sediain sendiri + gembok ..
      gapapa ciii, malah seneng bangettttt bisa dapet comment bermanfaat kyk gini, aq butuh banyaaaak bgt masukan n saran2 tentang TM :(
      thanks yaa cii, God bless you n Baby B :*

      Hapus
    2. menurut gue ke handle der :) soalnya waktu wed day, gue cuma pake 2 standing table buat angpao plus 2 orang penjaga angpaonya, hehehehehe. Undangan yang disebar juga 250-300an der.
      gembok beli sesuai jumlah kotak angpaonya aja der en gembok itu bs dipake di kotak angpao pemberkatan juga :)
      masama derry :* smangatttt ya!!

      Hapus
    3. 2standing table buat angpao + 2org penjaga angpao ci ??aq kurang mudeng nih :( jadi cici pake 2sisi kanan kiri pintu (masing2 meja @1org penjaga angpao) ato satu sisi (dengan 2penjaga angpao) ci ? *maafkan aq yg terlalu banyak tanya yaaah :p

      Hapus
    4. loh kok say saorry, gpp der kan lbh baik nanya biar jelas drpd ga :)

      cuma pake 1 sisi aja der. jd 1 sisi ada 2 meja standing angpao yang mengapit 2 meja buat buku tamu. en msg2 penjaga angpao (2org) jaga 1 meja

      Hapus
    5. sorry ciii, bukan saori saos tiram ..hahahahhaha
      wahhhh great idea, aq juga kyk gtu aja kali yaa, jd tetep bisa pake 2buku tamu langsung ya cii, jadi 2 org penerima angpao tugasnya langsung labelin angpao, trus 1org lagi yg kasih2in souvenir aja ya ci ..

      Hapus
    6. wkwkwk typo der :p
      hooh, 1 terima angpao en labelin en 1 lagi ngasi kupon photobooth (waktu itu souvenir gue photobooth der)

      Hapus
    7. okelaaaah ..i got it ..thanks bgt ya ciii udah mau sharing :)
      ailopyuuuuu, salam buat Baby B yaaaa :)

      Hapus
  2. Der, iya kmrn tu WO ku remind soal tas or wadah tmpt angpao nanti..PIC yg angpao n suvenir abz itu. WO itu kn tgsnya biasanya notes down hsl meeting2 dgn vendor jg. Buat reminder checklist nya. Pas hr H abz dekoran kelar WO jg akan make sure klo hsl dekorannya sesuai yg qta mau klo krg dy akan bawelin org dekor buat fix. Kmnr WO ada saranin sblm acara abz retouch cb go around venue wedding jg buat liat hsl dekor. It's ur wedding jd make sure u get what u pay jg. Hehehe.
    Krn blm rencana TM jd cm bs ksh mskan yg WO ku ngmg aj yak.
    Yg pasti krn hr H ud pasti fokus ma acara, hrs ada PIC either best friend, fam yg hrs stand by untuk liat keadaan party. Yg bs diinfoin, ditnyin in case perlu jd ga bother groom n bride buat decision maker dadakan.
    Discuss yg jls sm MC krn tmnku dl yg no WO sgnt bergantung sm MC for the whole event. Make sure list lagunya pd hr itu bnr jg sblm acara. Jd assign someone to check. Pengalaman tmnku, band nya lupa n sepanjang acara check list yg ud disiapin ga dinyanyiin.
    Good luck ya! 😊

    BalasHapus
    Balasan
    1. haloo cii,
      iyaaa wadah tempat angpao kudu kita siapin ya ternyata, tadinya gak kepikiran juga ..
      iyaaa ntar pas lg gladiresik semoga masih keburu go around venue yak ci ..hahaha

      iyaaaa nih, PIC nya paling dari pihak keluarga (cicinya aq n cicinya cami) ..
      waduhh, bergantung ama MC ya ?semogaaa aq dapetin MC yg bener2 cucok n professional ya cii .. *jadi mikir, perlu upgrade gak yah x_x*
      Good Luck juga ya ci preparationnya :) God Bless you :)

      Hapus
  3. Banyak si yg perlu ditanyain pas Tm klo yg ad kepikiran lgsg catet aja der.. yaa perlu jg minta sodara2 buat bantu dan yg penting jg time keeper sih.. kan gk pake wo tp hrs ad yg jaga waktu km biar gk meleset dr rundown yg ud d susun

    BalasHapus
    Balasan
    1. iyaaaa buanyak Nie, saking banyaknya sampe jadi nge-blank ..hahahhahaha ..
      yesss, semoga keluarga bisa bantu jd PIC deh nie *hopefully*
      God bless Nie :)

      Hapus
  4. Aku ga pake TM segala jadi ga bisa ngasih info hahaha. Tapi gudlak ya Der, semoga lancar semuanya dan ga ada yang kelewatan.

    BalasHapus
    Balasan
    1. telimikiciiiii ya ci olipppp :)
      amiiiiiiiinnnnnn :)

      Hapus
  5. Der.. walau gak Pake WO tapi kamu ada orang yang incharge gak untuk disatu hari itu? Soalnya kan kamu nanti bakalan dipanggung dan tetep harus ada orang yang atur.

    So far sebenernya pertanyaan2 diatas (yg gak menyangkut dengan rundown) bisa kamu tanyain lebih dahulu ke masing2 pihak. supaya pas TM cuma bener2 bahas rundown dan udah tau siapa PICnya.

    sukses yah der!

    BalasHapus
    Balasan
    1. iyaaa ada ci ..pake keluarga aja (cici aq n cicinya cami) ..semoga mereka bisa bantu dengan baik ..

      hmm, iyaa ya ci, mending ntar aq nyicil2 tanyain biar pas TM ngga terlalu banyak pertanyaan ..yg ada ntar malah jd buyaaar semua ..hahahha
      thankss Mommy Ucil ..God Bless youuu

      Hapus
  6. Listnya udah bagus & lengkap :-)
    Nambahin ja, untuk parkiran... klo ada tamu2 yg dikhususkan seperti keluarga dekat/bos/rekan kerja, supaya parkirnya lebih nyaman, bisa diminta no mobilnya yg nanti mau dipake trus dikoordinir sama orang venue yg jaga parkir.

    BalasHapus
    Balasan
    1. halooo,
      kalo masalah parkiran kayaknya aq ngga bisa pake sistem kyk gitu, soalnya parkirannya barengan sama parkiran mall, jadii sama semua deh perlakuannya :(
      thanks masukannya yaaa :) God bless

      Hapus
  7. Der, aku jg blm TM, jd krg tau sebenernya apa yg mesti diperhatiin.
    tp kayanya km jg mesti hitung brp kru entertainment & mc supaya bs siapin makan mlm buat mereka, biasanya nasi box..
    pastiin MC dtg lebih awal 1 jam utk bantu km pas GR jg.. hehehe.

    semangaaat ya der..
    aku masih blm dpt tgl TM nih..km udh dpt?

    yg pasti, vendor yg ikut TM udh bener sesuai yg km sebutin. Tp kayanya krg vendor liputan der.. nanti diajak ga vendor liputan utk TM?

    BalasHapus
    Balasan
    1. kru entertaintment & MC ya sin ?soalnya weddingku kan jam 3,kita siapin makanan mereka dulu gitu buat before party ?kirain aq engga loh x_x kirain mereka dateng trus udah ready to work gitu ..paling ksh tips pas after party ..
      liputan ntar TM nya barengan sm bridal sin, soalnya liputan aq dr pihak bridal ..jd bakal ada 2x TM nanti ..
      aq udah dpet tanggalnya sin, 17 sept 15 agak takut kecepetan sih, tapii takut mepet juga..
      km belum di info juga ?

      Hapus
  8. Oya Der, bnr tu kata cyn soal itung kru buat makan dl. However, di email wkt itu km ada da sebut jm resepsimu kn. Itu sih biasa jam nanggung org makan ya. Mgkn bs ditnyin jg kali sisihin buat after event nya aja.
    Oiya.. wo ku jg ada nanyain 1 hal. Tamu VIP (could be someone important or bos2 kita) yg perlu ga diksh spesial treatment saat salaman dipanggung n klo mau ajak mereka foto dl nanti dr pihak WO akan block tamu2 lain dl untuk naik k panggung. Klo ada ya mgkn infoin MC :)

    BalasHapus
    Balasan
    1. kasih mereka after event aja ya ci ?hmm, nanti aq cb konfirmasi lg deh ama pihak mereka, biasanya gimana buat wedding yg jamnya nanggung kyk aq gini ..kirain cm kasih tips aja pas after party ..
      perkiraan Tamu VIP yg dateng yaaa ci, okeelaaah nanti aq bikin list nya ahhh ..tapi kasih ke MC pas hari H aja kali ya ?

      Hapus
    2. Karena berdasarkan pengalaman ke wedding tmnku saat jm nanggung gt biasa bs sisa makanannya. jadi kasih aja ke kru after that.
      Untuk VIP list itu hny klo ada sih. infoin dl ke MC mgkn perlu blocking nanti. klo siang gitu bisa agak rush tkt kelupaan pas hr H.

      Hapus
    3. okaaai ciii,
      thankyou somuuuch yaaa advice nya :D
      Gudluck for your preparation yaaaa :D semangat terussssss :*

      Hapus
  9. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  10. ciyeee udah mau TM ajahh....aku TM kemarin H-1bulan... jangan terlalu jauh takut para vendor lupaaa... hahaha....

    sediain angpow kosong jangan lupa der. biasa ada orang yang suka lupa bawa kertas angpow.

    waktu itu aku juga ada minta meja untuk barang souvenir aku. lalu pas tea pai minta meja untuk teh etc...

    untuk nasi box pas lunch itu crew WO dan liputan dan supir.... lalu makan sebelum acara itu crew entertainment, liputan dan WO.

    susunan TM kamu itu udah oke sih menurut aku... pokoknya confirmasi ajah ke masing-masing vendor apa yang kamu mau.. dan make sure si vendor catet.... semangat Derrrrr.....

    BalasHapus
    Balasan
    1. ihiiiy iyaaah niiiih *mayu mayu*
      yessss, angpao kosong penting bgt ya ciii, makasih yaaa udah di remind :*
      jadi souvenir cc taro di atas meja trus trus letak mejanya dimananya ci ?sederetan ama kotak angpao kahh ? atao meja kecil aja di deket penerima angpao ?
      soale souvenir aq gelas pake kotak cii ..makan tempat tuh pastiii x_x

      Hapus
    2. souvenir aku juga gelass Der... jadi tuh aku dari decor emank minta lemari untuk susun gelas-nya di belakang kotak angpow. lalu mejanya itu aku taro sederetan sama kotak angpow aku...
      iyah gelas emank makan tempat der. hahahaha....

      Hapus
  11. Hi Derry, ini aku ud baca kemarin n langsung aku bookmark, berguna banget postingan kamu ini, ^^, komen2 dari para blogger ngebantu juga. seneng ya bisa saling ngedukung gini.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Halooo ciiiik, from now i call u cicik aja yaaa ^^v *maaf yaa kmren ngga sopan, abis tampangnya bener2 kyk seumuran bokk :p*
      iyaaaa nihhh seneng bangettt punya temen2 blog yg bisa kasih buanyaaak masukan yg bermanfaat ..jd bisa berbagiii ..
      Gbu bride to be :D

      Hapus
  12. waaahh.. lengkap banget deerrrr.. *thumbs up*
    aku weddingnya H-kurang dari sebulan lagi nih.. tp masih belum TM juga sama vendor-vendor *rempong deh* hahaha..
    dan balada gak pake WO, jadi semua mesti diurus sendiri..
    tapi klo menurut aku sih krn gak pake WO, jadi harus bentuk panitia sendiri untuk atur orang-orang yang in-charge di hari H nya.. trus ada baiknya kasih tau ke vendor-vendor, klo misalnya di tengah-tengah acara ada sesuatu, bisa hubungi siapa, jadi sebisa mungkin derry gak diganggu pas lagi acara *supaya tidak merusak mood*.. muahahaha.. anw, ini postinganmu bermanfaat banget der :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. ini aq juga boleh dapet dari blogger lain cii ..baguss banget yaa isinya ..aq juga seneng banget pas baca ..
      wahh cc hari H nya bulan ini yaaa ?tapi udah dapet tanggal buat TM ci ??
      iyaaaa ci, nanti yg jadi PIC nya cici aq n cicinya cami, walopun mereka ga seprofessional WO, tapii aq yakin mereka bakal berusaha semaksimal mungkin buat bantu2 ..
      ciayoooo ya ciiii, dikau sudah menghitung hariii loh :D

      Hapus
  13. Ini help banget isi blogmu yahhh,,
    langsung catetttt, (padahal TM masih lama)
    Yang bawel lebih WO yah bukan pengantinnya yang bawel,
    aku malah deg2an sama WO ku mudah2an lancar semua.

    BalasHapus